เข้าประชุมยังไงให้ได้ดี?

บ่นๆ บ้าๆ มาหลายวันแล้ว วันนี้ขอสาระซักวันละกันนะครับ …
 
เชื่อว่าหลายๆ คนที่ทำงานแล้ว คงได้สัมผัสกับกิจกรรมอย่างหนึ่งของการทำงาน ก็คือไอ่เจ้าการประชุมนี่แหละ บางคนก็ชอบ หนุกดี ไม่ต้องนั่งเบื่อๆ ที่โต๊ะ บางคนก็ชอบได้พูดได้คุย บางคนก็แบ่บ ตูจะเข้ามาทำไมฟะ บางคนเข้าแล้วนั่งเงียบตลอด จดอะไรยุกยิกๆ แล้วก็เดินกลับ บางคนแอบเอา laptop เข้ามานั่งทำงานอื่นไปด้วย โอ้ย สารพัดครับ
 
จากประสบการณ์ในฐานะ "ผู้ร่วมประชุม" "ผู้ดำเนินการประชุม" และ "ประธานที่ประชุม" มาหลายปี อยากจะแชร์ เทคนิคส่วนตัว … เอาในฐานะ "ผู้ร่วมประชุม" ละกันนะครับ เพราะในบทอื่น ผมคงยังไม่ค่อยเก่งนะ
 
เทคนิคเข้าประชุม (ในฐานะผู้ร่วมประชุม) ให้ได้ดี
 
1) ปิดซะมือถือ – ข้อนี้เบสิคมากนะครับ คงไม่ต้องบอกมาก แน่นอนครับ ทุกคนมีธุระสำคัญตลอดเวลา แต่ถ้าเราเชื่อว่าธุระของคนอื่นก็สำคัญเท่าๆ กับธุระของเรา เราจะทำใจปิดโทรศัพท์ได้ครับ ปิดมันซะ!!! หรือถ้าใครมีน้องนุ่งที่ทำงานก็ฝากให้เค้ารับได้เหมือนกันครับ ใครไม่ผ่านข้อนี้ ไม่ต้องดูข้ออื่นแล้วล่ะ จริงๆนะ
 
2) ไม่เอางานเข้ามาทำ – เหตุผลเดียวกับข้อแรกเลยครับ ทุกคนต่างมีงานยุ่งเหมือนกัน เร่งเหมือนกันครับ การที่คุณเอางานอื่นเข้ามาทำเป็นการไม่ให้เกียรติผู้เข้าร่วมประชุมอย่างแรงครับ มันมีบางครั้งเหมือนกันที่ในการประชุมมีบางเรื่องที่ไม่เกี่ยวกับคุณเลย ต้องนั่งรอ ฟัง เป็นพยานเฉยๆ ถ้าเป็นแบบนี้จริง วิธีการที่ดีคือประสานกับผู้จัดการประชุม ขอไม่ร่วมประชุมในวาระดังกล่าวครับ แล้วออกไปทำงานข้างนอกเลย สบายกว่าเยอะนะ
 
3) เตรียมตัวก่อนเข้าประชุม (โดยเฉพาะข้อมูล) – เชื่อมั้ยครับ ว่าถ้าเราใช้เวลาก่อนประชุมแค่ 2 นาที ดูวาระประชุมอย่างเร็วๆ แล้วรวบรวม (โกย) เอกสารต่างๆ ที่น่าจะเกี่ยวข้อง เอาไปไว้ใกล้ๆ มือในที่ประชุม … มันจะช่วยได้ครับ เวลาที่ประชุมติดขัดข้อมูลบางอย่าง เราจะชักมันออกมา ตอบๆๆๆ ดูเก๋ามากครับ เทียบกับบางคนต้องวิ่งเข้าวิ่งออกไปหยิบ paper คงเห็นนะครับว่าแบบไหนดีกว่ากัน … ทำให้เป็นนิสัยนะครับ 2 นาทีเท่านั้นเอง
 
4) วาระ & เอกสารประชุม – บางงานเค้าจะแจกก่อนครับ ยิ่งถ้าประชุมมีวาระล่วงหน้า ยิ่งต้องเตรียมตัวหนักเลย คิดดูสิครับ คนจัดประชุมต้องเสียเวลาเท่าไร ทำเอกสารให้เราอ่านก่อน หวังว่าการประชุมจะกระชับ ถ้าเราไม่อ่าน หรือหนักๆ เลย คือเข้าไปมือเปล่าทำหน้าเหรอหราไม่รู้เค้าพูดถึงไหนกัน ดูไม่จืดนะครับ
 
5) จด – ทุกครั้งควรมีสมุดหนึ่งเล่ม ปากกา และเครื่องคิดเลข เป็นอย่างน้อยครับ การจดมีข้อดีหลายอย่าง นอกจากทำให้เราไม่ลืม แล้วยังทำให้ * ไม่ง่วง * ด้วยนะครับ พอง่วงๆ ก็เงี่ยหูฟัง แล้วจดครับ นอกจากนี้เราจดอะไรได้อีก … เดี๋ยวแตกเป็นข้อๆ ต่อไปละกัน
 
6) ฟัง คิด จด รอจังหวะ พูด – ในทุกๆ วาระ ที่เราเป็นผู้ร่วมประชุม อย่าทำตัวเป็นอากาศครับ ถ้าเรามีความเห็น เราควรเสนอ อย่าลืมนะครับ เรามาประชุมกัน เพื่อ "ช่วยกันคิด" "ช่วยกันตัดสินใจ" การที่เราแสดงความเห็น ไม่ว่า เห็นด้วย หรือคัดค้าน ล้วนแต่มีประโยชน์ครับ ถ้าไม่ต้องการความเห็นเลย จะมาประชุมกันทำไม จริงมั้ยครับ … การจะแสดงความเห็นเนี่ย บางทีเราก็เร็วไป คือ ทะลุกลางปล้อง คนอื่นยังพูดไม่จบ พอพูดเสร็จ ทางโน้นก็บอกว่ารอผมพูดจบก่อนแล้วคุณจะเข้าใจ … เพล้ง เพล้ง หน้าแตกชัวร์ครับ … วิธีนึงที่ดีคือ ฟังครับ ใช้หูเป็นหลัก มือเป็นรองครับ ถ้าฟังแล้วได้คิด ก็จดไว้ก่อนครับ กันลืม หลังจากรอจังหวะ ทุกคนถาม พูดจบแล้ว ถึงคิวเราเราก็เอาที่จดไว้มาถาม หรือแสดงความเห็นนะครับ
 
7) Yes or No ก็ว่ามา – คนไทยเราบางทีเงียบครับ ไม่ค่อยพูด เวลาประชุมเนี่ย เห็นด้วย ก็ควรบอกออกไปเลยครับ ว่า "ผมเห็นด้วย" คิดดูสิครับ คนที่เสนอไอเดียจะดีใจแค่ไหนที่มีคน support … แล้วบางทีพอเวลาเรา "ไม่เห็นด้วย" เค้าจะไม่เคืองเราไงครับ … สไตล์คนไทยเรา บางทีเห็นด้วยไม่ค่อยพูด พูดแต่เวลาไม่เห็นด้วย คนร่วมประชุมเค้าจะคิดได้ครับว่าเรานี่ "ขี้ขัด" จริงๆ
 
8) Parking Lot – กลับมาเรื่องจดอีกทีครับ บางทีเวลาประชุมเราจะใจลอยครับ เพราะสมาธิคนเรามันมีน้อยครับ ใครๆ ก็บอกเราฟังได้แค่ 15 นาทีเท่านั้นแหล่ะ เพราะงั้นจึงไม่แปลกถ้าจะมีคนใจลอย คิดเรื่องอื่น หรือบางทีไอเดียเจ๋งๆ วิ่งเข้ามา เทคนิคนึงที่จะดึงเรากลับหาการประชุมคือการใช้ Parking Lot ครับ ในหน้าสมุดที่จดประชุม ถ้ามีอะไรแว้บเข้ามาไม่เกี่ยว อย่าไปจำครับ เพราะเราต้องใช้สมองในการตั้งใจฟัง ให้รีบขีดเส้นคั่นแล้วจดโน๊ตยิกๆ เรื่องที่แว้บเข้ามาไว้อีกข้าง แล้วออกนอกห้องค่อยไปเคลียร์ครับ … ยกตัวอย่างเรื่องที่จะแว้บเข้ามา เช่น ลืมจ่ายค่าบัตรเครดิต ลืมส่งอีเมล์ให้ลูกค้า ปิ๊งไอเดียเรื่อง product ใหม่ … ไอเดียดีๆ บางทีแว้บเข้ามาในเวลาไม่เหมาะสม อย่าไปทิ้งนะครับ จดไว้ จดไว้ ส่วนพวกใจลอยคิดถึงแฟน ก็วาดรูปดอกไม้ หัวใจ ไปนะครับ รีบๆ วาดจะได้รีบๆ กลับมาตั้งใจฟังประชุมนะ
 
9) List down actions / The conclusion is … – อันนี้เชื่อว่าเด็ดครับ การประชุมบางครั้งเสียเวลาเพราะพอออกนอกห้องแล้ว ไม่มีใครมาสานงานต่อ ในเมื่อเราเสียเวลาเข้าประชุมแล้ว เราต้องไม่ให้เสียเปล่า ใครไม่ tough เราต้อง tough เองครับ วาระไหนไม่เคลียร์ว่าใครต้องทำอะไรยังไงต่อ ต้องถาม พูดทวนกันให้ชัดครับ ว่าใคร ทำอะไร เมื่อไหร่เสร็จ แล้วก็จดยิกๆ ลงไปครับ
 
10) เอามาใส่ calendar (แล้วอย่าลืมทำ) – ความเท่ห์อย่างหนึ่งในที่ประชุมคือ เราทำตามที่เรา commit ไว้ว่าจะทำให้ แล้วก็รายงานในที่ประชุมครั้งต่อไปครับ คนไทยหลายคนเลยครับ ประชุมๆ ไป พอกลับมาคุยอีกครั้ง เออ เรื่องนั้นว่าไง … ดันบอกว่า ลืม ตาย ครับ ตาย เพราะงั้นถ้าอะไรที่เรารับว่าจะมาทำ ต้องวงกลมแดงๆ ไว้เลยครับ แล้วออกจากห้องประชุมมา ถ่ายโอนทุกอย่างจากบันทึกของเรา เข้ามาใน calendar, task, outlook หรือจะเขียนไว้ที่ whiteboard ก็ได้ครับ ไม่มีใครว่า เชื่อสิครับ เข้าประชุมทุกครั้ง ถ้าเราทำตามที่เราสัญญาไว้ทุกครั้งเราจะเป็นคนดีมาก แบบที่เรียกว่า PROMISING ไงครับ
 
สิบข้อพอดีชักจะยาวแล้ว ลองเอาไปเล่นกันดูก่อนนะครับ เทคนิคข้างบนที่ว่า เป็นสิ่งที่ผมใช้แล้วคิดว่า WORK นะครับ ทั้งจากมุมมองตัวเองและ feedback ที่ได้จากเพื่อนๆ ร่วมการประชุม ส่วนใครมีเทคนิคที่คิดว่า WORK MORE ก็ลองแชร์มานะ …
This entry was posted in Simple Ideas. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s